防火防磁柜-阿力格

《规则》规定，归档文件应在分类方案的低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。

  1、按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。

  2、按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。

  3、将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。

  4、不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。其含义了。

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1、选择的分类标准交叉。如在选择分类方案时，既使用“机构”，又使用“问题”标准如综合类、业务一科、业务二科等，其中的“综合类”为“问题”标准，“业务一科”等为“机构”标准。按这种方法设置的类目整理归档文件，容易造成文件材料的分散，影响检全率。

  2、在编制分类方案时，设“会议类”如按“机构”设置办公室、业务一科、业务二科等类目，在办公室类下设置会议类；按“问题”设置群类、行政类、业务类，在行政类下设会议类。按这种分类方案对文件归类时，必然致使业务一科或业务类的业务会议文件材料归到办公室或行政类的会议类中，从而破坏了业务机构或类目中归档文件的完整性。

   3、采用级次分类法，收文、发文分类法，防火防磁柜，文号分类法进行分类。《规则》规定，归档文件材料采用年度、机构或问题、保管期限这些标准进行分类。采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法都没有执行统一的分类标准，没有体现归档文件间的历史联系及形成规律，没有反映归档文件的内容，从而造成检索上和存取上的困难。

   4、当采用机构分类标准时，完全按归档文件署名的责任者归类，如署名为办公室的属业务一科职能的归档文件归入办公室。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位、政---、文秘部门名义、而不能以其他以其他业务部门名义。因此，业务部门的业务文件只能以整个---或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性，增加业务部门归档文件的检全率，应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件归入业务部门。

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